Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Wersja 1.4-2026-09-15

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych jest Agencja Informatyczna „Arcom”. Arkadiusz Matczyński, ul. Monte Cassino 3/14, 85-791 Bydgoszcz, NIP 554-181-67-67, e-mail: info@edukacjaprzezszachy.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przy koncie zapisujemy imię i nazwisko zawodnika, rodzaj uczestnika MLS (rozgrywki szkolne albo grupa OPEN), adres e-mail zawodnika albo rodzica/opiekuna, login, bezpieczny skrót hasła, status konta i informacje o zatwierdzeniu. Szkołę lub przedszkole zapisujemy tylko w przypadku uczestników rozgrywek szkolnych; od uczestników grupy OPEN jej nie wymagamy. System zapisuje również odpowiedzi na Pytanie Dnia, wyniki, punkty, historię ocen odpowiedzi opisowych, statystyki udziału, historię zgłoszeń i wydania nagród z katalogu oraz informacje potrzebne do wydania medali miesięcznych i statuetek sezonowych.

Jeżeli administrator poprawi błędnie wybrany rodzaj uczestnika, system zapisuje kto i kiedy wykonał taką zmianę. Informacja ta służy rozliczalności administracyjnej i jest usuwana razem z danymi jednostkowymi uczestnika po zakończeniu właściwego okresu retencji.

Dla ochrony rejestracji, logowania i funkcji pocztowych system przez krótki czas przechowuje kryptograficzne skróty adresu IP i identyfikatorów używanych przez limitery. Przy potwierdzaniu adresu e-mail i odzyskiwaniu hasła system tworzy losowe jednorazowe tokeny; w bazie przechowywany jest wyłącznie kryptograficzny skrót tokenu, identyfikator konta, adres e-mail, dla którego token wydano, cel, termin ważności i czas użycia. Serwer hostingowy może niezależnie prowadzić techniczne logi dostępu zawierające adres IP.

Jeżeli uczestnik jest małoletni, podany przy koncie adres e-mail może należeć do rodzica lub opiekuna prawnego. Rodzic lub opiekun może również występować w sprawach konta i praw dotyczących danych małoletniego; jego dane przetwarzamy tylko w zakresie potrzebnym do kontaktu, weryfikacji umocowania i obsługi konkretnej sprawy.

3. Cele i podstawa przetwarzania

Dane są przetwarzane w celu prowadzenia kont uczestników, potwierdzania przypisanego adresu e-mail, umożliwienia samodzielnego odzyskania loginu i zapomnianego hasła, weryfikacji uprawnienia do udziału oraz właściwej grupy uczestnika, zapisywania odpowiedzi i punktacji, prowadzenia wewnętrznych rankingów, ustalania laureatów wyróżnień rankingowych, obsługi nagród, kontaktu organizacyjnego, rozpatrywania zgłoszeń i reklamacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności systemu. Podstawą tych działań jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu dobrowolnej edukacyjnej rywalizacji związanej z MLS, zapewnieniu jej uczciwości, bezpieczeństwa i możliwości obsługi zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dla operacji wykonywanych w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych, np. dokumentowania i obsługi naruszeń albo żądań osób, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W razie konkretnego sporu lub roszczenia niezbędny zakres danych może być czasowo przetwarzany w prawnie uzasadnionym interesie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. Ranking i automatyczna punktacja

Ranking nie jest dostępny publicznie. Widzą go wyłącznie zatwierdzeni uczestnicy Pytania Dnia w bieżącym sezonie oraz administratorzy. W rankingu wyświetlane są pełne imię i nazwisko oraz wynik/statystyki Pytania Dnia. Rodzaj uczestnika, szkoła, e-mail i login nie są wyświetlane innym zawodnikom.

Imienne rankingi tygodniowe, miesięczne i sezonowe służą wyłącznie bieżącemu sezonowi. Nie tworzymy z nich trwałego imiennego archiwum po zamknięciu sezonu. Po usunięciu danych uczestników mogą pozostać wyłącznie dane zbiorcze, które nie pozwalają ustalić wyniku konkretnej osoby.

Część reguł Pytania Dnia działa automatycznie: system zapisuje pierwszą odpowiedź, sprawdza odpowiedzi ABCD, nalicza punkty zgodnie z ustalonymi zasadami i wylicza rankingi. Odpowiedzi opisowe są oceniane przez administratora i mogą być korygowane. System nie jest projektowany do podejmowania wobec uczestnika decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.

5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty zapewniające Administratorowi infrastrukturę techniczną, w szczególności dostawcę hostingu i kopii zapasowych (obecnie Domena.pl) oraz dostawców poczty elektronicznej, wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia tych usług i na zasadach wynikających z przepisów oraz właściwych umów. Dane mogą być też ujawnione uprawnionym organom, jeśli obowiązek taki wynika z prawa. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane reklamodawcom.

Administrator nie planuje w ramach podstawowych funkcji Pytania Dnia bezpośredniego przekazywania danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Warunki przetwarzania przez dalszych podprocesorów dostawców infrastruktury są przedmiotem okresowej weryfikacji. Jeżeli w przyszłości miałby wystąpić transfer poza EOG, będzie realizowany wyłącznie na zasadach przewidzianych w rozdziale V RODO, a informacja o podstawie i zabezpieczeniach zostanie odpowiednio uzupełniona.

6. Jak długo przechowujemy dane

Konto oczekujące, którego nie uda się potwierdzić jako konta uczestnika MLS, przechowujemy co do zasady do 60 dni od rejestracji. Konto odrzucone — do 30 dni od odrzucenia, chyba że trwa wyjaśnianie konkretnej sprawy.

Dane zatwierdzonego uczestnika sezonu 2026/2027 — w tym konto, odpowiedzi, indywidualną punktację, portfel, imienne rankingi, historię wymian, audyt zmiany rodzaju uczestnika oraz informacje o wydaniu wyróżnień rankingowych — przechowujemy podczas sezonu i krótkiego okresu jego zamknięcia, co do zasady nie dłużej niż do końca 30.06.2027. Po tym terminie dane jednostkowe są przeznaczone do usunięcia z aktywnej bazy, a kolejny sezon rozpoczyna się od nowych kont i nowej weryfikacji uczestników.

Jeżeli pod koniec okresu retencji trwa konkretna reklamacja, realizacja prawa osoby, incydent bezpieczeństwa, spór lub inna sprawa wymagająca zachowania określonych danych, niezbędny zakres może zostać czasowo wyłączony z usunięcia do czasu zakończenia tej sprawy. Nie tworzymy z tego powodu dodatkowego archiwum wszystkich uczestników.

Treść odpowiedzi opisowych i uwagi do ocen są usuwane razem z danymi jednostkowymi sezonu. Link do potwierdzenia e-maila jest ważny 24 godziny, a link resetu hasła 30 minut. Rekordy wykorzystanych lub wygasłych tokenów oraz haszowane rekordy limiterów wysyłki są technicznie usuwane w krótkim cyklu, co do zasady najpóźniej po 7 dniach. Dane techniczne limiterów logowania i rejestracji są przechowywane maksymalnie 7 dni, a audyt uwierzytelniania administratorów — co do zasady 90 dni. Minimalna dokumentacja obsługi praw osób i naruszeń może być przechowywana dłużej w zakresie potrzebnym do wykazania rozliczalności zgodnie z wewnętrznymi procedurami. Kopie zapasowe podlegają odrębnej, ograniczonej rotacji technicznej i nie są wykorzystywane jako bieżące archiwum uczestników.

7. Twoje prawa

Możesz zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w którym podstawą jest prawnie uzasadniony interes, przysługuje także prawo sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Żądania można kierować na adres info@edukacjaprzezszachy.pl.

Prawo do przenoszenia danych przysługuje, gdy spełnione są warunki art. 20 RODO, w szczególności gdy zautomatyzowane przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie. Ponieważ podstawowy model Pytania Dnia opiera się przede wszystkim na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawo do przenoszenia co do zasady nie ma zastosowania do głównego zakresu przetwarzania; każde żądanie jest jednak oceniane według jego rzeczywistej podstawy prawnej.

Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Udział w Pytaniu Dnia jest dobrowolny. Podanie imienia, nazwiska, rodzaju uczestnika, adresu e-mail, loginu i hasła jest konieczne do utworzenia konta. Potwierdzenie podanego adresu e-mail jest wymagane przed zatwierdzeniem nowego konta przez Organizatora i umożliwia samodzielne odzyskiwanie dostępu. W przypadku uczestnika rozgrywek szkolnych konieczne jest również podanie szkoły lub przedszkola. Uczestnik grupy OPEN nie podaje szkoły. Brak danych wymaganych dla danego rodzaju uczestnika uniemożliwi zatwierdzenie konta i korzystanie z pełnych funkcji Pytania Dnia.

9. Cookies i bezpieczeństwo

Serwis używa cookies sesyjnych niezbędnych do logowania i utrzymania bezpiecznej sesji użytkownika. Nie wykorzystuje ich do reklamy ani profilowania marketingowego. Stosujemy m.in. szyfrowanie HTTPS, hashowanie haseł, jednorazowe losowe tokeny pocztowe przechowywane w bazie tylko jako skróty, ograniczenie czasu ważności linków, limitery wysyłki wiadomości i prób logowania, ochronę formularzy, kontrolę dostępu, imienne konta administratorów i obowiązkowe 2FA dla administracji.

10. Informacja dla młodszych uczestników

Jeżeli ten tekst jest dla Ciebie zbyt trudny, przeczytaj krótką wersję prostym językiem albo poproś rodzica lub opiekuna o pomoc. Korzystanie przez małoletniego powinno odbywać się z wiedzą i odpowiednim wsparciem rodzica lub opiekuna prawnego.